Výchozí situace
Společnost využívala ERP systém K2, přesto byl proces fakturace zpracováván manuálně. Faktury byly vytvářeny v ERP systému a následně jednotlivě rozesílány zákazníkům jako příloha e-mailové komunikace.
Proces byl časově náročný a náchylný k chybám. Současně existovalo velké množství individuálních požadavků zákazníků, které komplikovaly standardizaci fakturace. Součástí procesu byly také dodací listy, jejichž zpracování bylo nutné do řešení zahrnout.
Identifikované oblasti ke zlepšení
- manuální zpracování faktur v ERP
- ruční rozesílání faktur e-mailem
- individuální požadavky zákazníků na fakturaci
- nejednotné zpracování dodacích listů
- nevyužitý potenciál automatizace v ERP K2
Realizovaná opatření
V první fázi projektu proběhlo mapování stávajícího procesu fakturace včetně návaznosti na dodací listy. Následně byly identifikovány varianty fakturace vyplývající z individuálních požadavků zákazníků.
Na základě zjištění byl navržen standardní proces automatické fakturace a definováno zadání pro úpravu ERP systému. Součástí bylo také nastavení pravidel pro generování faktur a jejich automatické rozesílání.
V rámci projektu byly realizovány následující kroky:
- mapování procesu fakturace
- analýza individuálních požadavků zákazníků
- sjednocení zpracování dodacích listů
- návrh standardního procesu fakturace
- vytvoření zadání skriptu pro dodavatele ERP
- implementace automatické fakturace v ERP K2
- nastavení pravidel pro generování faktur
Výsledky projektu
- spuštění automatické fakturace v ERP K2
- snížení podílu manuálně vystavovaných faktur
- sjednocení procesu fakturace
- zrychlení zpracování faktur
- omezení chyb při vystavování faktur
- zachování individuálního přístupu ke klíčovým zákazníkům
Projekt zavedl automatickou fakturaci v ERP K2, standardizoval proces zpracování faktur a vytvořil základ pro další postupné omezování manuálních zásahů.