Výchozí situace
Zdravotnická organizace s více pobočkami potřebovala zmapovat klíčové procesy a vytvořit jednotný referenční rámec pro jejich řízení. Jednotlivé pobočky sice vykonávaly stejné činnosti, avšak způsob provedení se lišil podle lokálních zvyklostí a organizačních podmínek.
Nejednotnost procesů komplikovala spolupráci mezi pobočkami, sdílení know-how i zavádění změn napříč organizací. Chyběl jednotný popis procesů a společný pohled na jejich průběh.
Identifikované oblasti ke zlepšení
- odlišné provádění stejných procesů na jednotlivých pobočkách
- chybějící jednotná procesní dokumentace
- omezená přenositelnost know-how mezi týmy
- rozdílné chápání rolí a odpovědností
- nejednotný přístup k řízení procesů
Realizovaná opatření
V první fázi projektu proběhlo detailní mapování klíčových procesů napříč jednotlivými pobočkami. Procesy byly analyzovány krok po kroku a následně vizualizovány pomocí procesních map.
Během mapování se ukázalo, že „standardní proces“ je na jednotlivých pobočkách realizován odlišně. I přes shodný cíl se lišil způsob provedení, návaznosti kroků i odpovědnosti.
Pro identifikaci rozdílů a jejich dopadů byla provedena GAP analýza, která umožnila:
- identifikovat rozdíly v průběhu procesů
- určit příčiny odlišností mezi pobočkami
- vyhodnotit dopady na plynulost a kvalitu výstupů
- definovat oblasti vhodné ke standardizaci
Na základě zjištění byl navržen jednotný proces, který respektuje specifika jednotlivých poboček a současně zajišťuje jednotný přístup napříč organizací.
Výsledky projektu
- sjednocená procesní mapa napříč pobočkami
- standardizovaný popis klíčových procesů
- sladění pohledu na procesy mezi jednotlivými týmy
- zlepšení sdílení know-how v organizaci
- vytvoření procesních manuálů pro jednotlivá oddělení
- zvýšení porozumění mezi pobočkami
Projekt sjednotil řízení klíčových procesů napříč pobočkami a vytvořil společný procesní standard, který podporuje efektivní spolupráci i další rozvoj organizace.